Abonnementsvoorwaarden

Doel van dit document

Dit document beschrijft de specifieke voorwaarden die van toepassing zijn op het abonnement van de Overheidsgebruiker op OxiCloud Government. Het vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en is onlosmakelijk verbonden met de abonnementsovereenkomst.

Abonnementsformules en toegang

2.1 Beschikbare formules

Beide formules geven de volledige organisatie toegang, zonder limieten op gebruikers of validaties. Er zijn geen verborgen kosten of meerprijzen per gebruiker.

2.2 Activering

Het abonnement wordt geactiveerd na handmatige goedkeuring van de registratieaanvraag door A-Spine. Activering vindt doorgaans plaats binnen 2 werkdagen na bevestiging van de aanvraag. De Overheidsgebruiker ontvangt een activeringsbevestiging per e-mail.

2.3 Proefperiode

A-Spine kan naar eigen inzicht een demonstratieperiode aanbieden van maximaal 14 kalenderdagen, zonder facturatie. Na afloop van de demonstratieperiode vangt het reguliere abonnement aan, tenzij de Overheidsgebruiker schriftelijk heeft afgemeld.

Facturatieprocedure

3.1 Facturatiefrequentie

• Maandabonnement: factuur op de eerste dag van elke kalendermaand, betrekking hebbend op de lopende maand (voorafbetaling).
• Jaarabonnement: factuur bij aanvang van het abonnementsjaar, betrekking hebbend op het volledige jaar (voorafbetaling).

3.2 Peppol B2G-facturatie

Facturen worden uitgereikt door A-Spine BV en verstuurd via het Peppol-netwerk in UBL BIS Billing 3.0-formaat. De Overheidsgebruiker verstrekt bij registratie zijn Peppol-eindpuntidentificatie (formaat: 0208:BE-BTW-nummer of het door de organisatie gehanteerde Peppol-endpoint).

3.3 Betalingstermijn

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum. Bij vertraging is de wettelijke interestvoet voor handelstransacties verschuldigd van rechtswege en zonder ingebrekestelling (Wet 2 augustus 2002), alsook een forfaitaire vergoeding van 40,00 EUR, dit conform artikel 6 van de Wet van 2 augustus 2002.

3.4 Betwisting van facturen

Factuurbetwistingen worden schriftelijk ingediend bij hello@a-spine.be binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Betwisting schort de betalingsverplichting niet op voor het niet-betwiste gedeelte.

Automatische verlenging

4.1 Maandabonnement

Het maandabonnement verlengt automatisch per kalendermaand, tenzij de Overheidsgebruiker het abonnement opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 30 kalenderdagen voor het verstrijken van de lopende maand.

4.2 Jaarabonnement

Het jaarabonnement verlengt automatisch voor een nieuwe periode van 12 maanden, tenzij de Overheidsgebruiker het abonnement opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 60 kalenderdagen voor de vervaldatum.

4.3 Verlengingsherinnering

A-Spine stuurt een verlengingsherinnering per e-mail aan de geregistreerde contactpersoon:

• Maandabonnement: 14 kalenderdagen voor automatische verlenging
• Jaarabonnement: 90 en 30 kalenderdagen voor automatische verlenging

4.4 Tariefwijziging bij verlenging

Indien A-Spine het tarief wijzigt voor het nieuwe abonnementsjaar, wordt dit meegedeeld samen met de verlengingsherinnering, minimaal 60 kalenderdagen voor de ingangsdatum. De Overheidsgebruiker heeft het recht het abonnement op te zeggen voor de nieuwe tariefperiode ingaat, zonder bijkomende kost.

Opzegging en terugbetaling

5.1 Opzeggingsprocedure

Opzegging geschiedt schriftelijk per e-mail aan hello@a-spine.be of via de daartoe bestemde functie in het platform. A-Spine bevestigt de ontvangst van de opzegging binnen 2 werkdagen.

• Maandabonnement: opzegbaar per kalendermaand met 30 kalenderdagen opzegtermijn.
• Jaarabonnement: opzegbaar voor de vervaldatum met 60 kalenderdagen opzegtermijn.

5.2 Maandabonnement - terugbetaling

Bij opzegging van een maandabonnement wordt de resterende periode van de lopende maand niet terugbetaald. De toegang blijft actief tot het einde van de betaalde maand.

5.3 Jaarabonnement - terugbetaling

Jaarabonnementen worden niet gedeeltelijk terugbetaald bij tussentijdse opzegging. Bij opzegging voor de vervaldatum blijft de toegang actief tot het einde van het betaalde jaar.

5.4 Uitzondering - technische tekortkoming A-Spine

Indien A-Spine de overeengekomen beschikbaarheidsgarantie van 99,5% gedurende meer dan twee aaneengesloten werkdagen niet haalt, heeft de Overheidsgebruiker recht op een proratering van het abonnementsbedrag voor de periode van niet-beschikbaarheid. Dit recht vervalt indien de niet-beschikbaarheid het gevolg is van overmacht.

Wijziging van abonnementsformule

De Overheidsgebruiker kan te allen tijde overschakelen van maandabonnement naar jaarabonnement. De omschakeling gaat in op de eerste dag van de volgende kalendermaand. Een eventueel reeds betaald maandbedrag wordt verrekend met het jaarlijkse tarief.

Omschakeling van jaarabonnement naar maandabonnement is mogelijk na het verstrijken van de lopende jaarperiode.

Gegevensbeheer bij beeindiging

De Overheidsgebruiker is verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van validatie-uitkomsten die nodig zijn voor dossierarchivering. A-Spine is niet aansprakelijk voor verlies van gegevens na het verstrijken van de exportperiode.

Contactgegevens en opzegging

A-Spine BV

Leuvensesteenweg 276, 3200 Aarschot

BTW: BE 0453.671.077

hello@a-spine.be

Opzeggingen, tariefbetwistingen en abonnementswijzigingen worden uitsluitend verwerkt via schriftelijke communicatie per e-mail aan bovenstaand adres.